Рассылка как эффективный инструмент продвижения событий НКО

Дерябина Надежда Владимировна

Директор, Региональный информационно-ресурсный Фонд

Рассылка как эффективный инструмент продвижения событий НКО

Региональный информационно-ресурсный Фонд появился 17 лет назад. Специалисты организации обучают и консультируют некоммерческие организации, активистов, представителей городских сообществ по их деятельности, проводят конкурсы среди инициативных групп и молодежи.

Фонд активно взаимодействует с разными людьми и организует много мероприятий, поэтому важная часть работы - грамотно оповещать о предстоящих событиях. Самым эффективным инструментом остается рассылка сообщений по электронной почте.

Базу данных начали собирать сразу, как только появился Фонд. Люди оставляли свои адреса на мероприятиях, база постепенно наполнялась. Сейчас в базе Фонда примерно 1000 адресов.

Большая часть подписчиков - руководители НКО или инициативных групп,волонтеры, у которых в свою очередь есть свои базы рассылки. Таким образом информация распространяется через другие информационные узлы.

Сейчас происходит очень много событий, и нужно быть уникальным, уметь упаковывать даже очень полезную информацию, чтобы люди пришли.

Рекомендации для тех, кто хочет настроить свою почтовую рассылку

1.Выберите сервис под свои задачи и возможности

В Фонде для рассылок поначалу использовался простой способ - почтовый клиент Gmail.  Сообщения отправлялись скрытыми копиями по всей базе двумя письмами, так как есть ограничение по количеству адресатов для одной отправки - 500. После каждой рассылки сотрудники вручную удаляли из базы неработающие электронные адреса и тех, кто просит их отписать. В противном случае письма попадают в спам.

Сейчас мы начали использовать почтовую программу www.sendpulse.com. SendPulse - это платформа с разными каналами общения с клиентами: email, web push уведомления, SMS и Viber рассылки. Можно отправлять различные типы сообщений отдельно или комбинировать их в авторассылки. Если у вас менее 2500 подписчиков можно отправлять до 15 000 писем в месяц  бесплатно. Что мы и делаем. Конструктор писем позволяет легко и быстро создавать профессиональные шаблоны для массовых e-mail рассылок. Для создания шаблона не требуются технические навыки или знание HTML.

Есть и другие  специализированные сервисы рассылок, например, MailChimp, он подходит для больших баз данных, бесплатные тарифы в таких сервисах ограничены. В базе должно быть не более 2000 адресов, а количество рассылаемых писем в месяц лимитировано.

2. Продумайте, как пополнять базу адресов

Если раньше Фонд собирал адреса только на мероприятиях из листов регистрации, то сейчас люди часто оставляют их заранее через Google-формы, которые публикуются в социальных сетях. Желательно, чтобы они подтверждали свое согласие на отправку им рассылки.

3. Сегментируйте целевую аудиторию

Рекомендую сразу разделять все контактные адреса по разным группам: «НКО», «бизнес», «волонтеры», «власть». В большинстве случаев информация, которой вы хотите поделиться, нужна только определенной целевой аудитории. К примеру, Фонд тесно сотрудничал с проектом «Теплица социальных технологий». Поэтому люди, связанные с активизмом и IT-сферой, получат только то, что касается их интересов.

Помимо привлечения участников события, рассылки влияют на имидж организации. Например, в электронных изданиях чаще всего появляется около пяти публикаций о предстоящих мероприятиях Фонда. Рассылки по органам власти редко получают обратную связь, но ее представители нередко демонстрируют хорошую осведомленность о том, что происходит в Фонде.

4. Делайте текст понятным

Позаботьтесь о том, чтобы читать новости было просто: пишите лаконично, ставьте прямые ссылки на регистрацию на события. Рассылка Фонда - как дайджест новостей, чтобы сразу было понятно, что происходит. В одном письме - не больше 3 сообщений. В начале самая важная и горящая, дальше по убыванию значимости.

5. Прикрепляйте картинку

Рекомендую оформлять рассылку иллюстрациями для привлечения внимания. Прикрепляйте картинки небольшого размера - если фото весит больше 2 мегабайт, письмо может плохо открываться, а люди жаловаться.

6. Выбирайте подходящее время для рассылки

Отсылать письма лучше всего тогда, когда люди в рабочем настроении и готовы воспринимать то, что им приходит по почте. Самое оптимальное время - начало недели, понедельник-среда. Люди чаще всего проверяют почту по утрам.

У нас нет строгой периодичности рассылки - письма отправляются по мере проведения мероприятий. Обычно это один-два раза в неделю. Больше двух раз в неделю писать не стоит, это может выглядеть для адресатов навязчиво, они станут отписываться или добавлять в спам.

  • 3
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
Posted in .

One Comment

  1. В гугле есть бесплатный сервис организации рассылок. https://groups.google.com/

    Там удобно администрировать и можно дать возможность коллегам и партнерам посылать письма в рассылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *